Jak poprawnie tworzyć oficjalną korespondencję e-mailową i listowną?

Tradycyjne listy wysyła się już coraz rzadziej, za to z listami elektronicznymi, e-mailami mamy do czynienia praktycznie codziennie. Wysyłamy je do klientów, współpracowników, do wykładowców, a niejednokrotnie również do firm, z których usług korzystamy lub zamierzamy skorzystać, np. biur podróży. Dlatego warto wiedzieć, jak poprawnie tworzyć oficjalną korespondencję e-mailową? O czym pamiętać i jakich błędów unikać?  

Temat w korespondencji e-mailowej

Wysłanie e-maila powinniśmy zacząć od wypełnienia tematu. To niezwykle istotne, ponieważ brak tego elementu może skutkować umieszczeniem naszej wiadomości w spamie, a tym samym brakiem odpowiedzi od osoby, z którą chcemy się skontaktować. A jak sformułować taki temat? Przede wszystkim powinien być on rzeczowy, musi stanowić możliwie najkrótsze streszczenie tego, co znajduje się w treści e-maila. W oficjalnej korespondencji nie ma miejsca na dowcipne czy metaforyczne tytuły.    

Zwroty grzecznościowe

Zwroty grzecznościowe to niezwykle istotny element każdej formalnej widomości, na dodatek należy wiedzieć, jak się nimi prawidłowo posługiwać. Zwroty grzecznościowe, które możesz użyć w korespondencji znajdziesz we wpisie na https://eu-eu.eu, omówiono tam głównie zakończenia i zwroty pożegnalne. A od czego zacząć list elektroniczny? Jakim zwrotem można rozpocząć oficjalnego e-maila? 

Najbezpieczniejsze formuły powitalne to: Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo. Możemy ich użyć zarówno w biznesowym e-mailu jak i w widomości do profesora, wykładowcy. Choć w tym drugim przypadku należałoby również dodać tytuł naukowy, np. Szanowna Pani Doktor, itp. Elektroniczne listy do firm, z których usług korzystamy możemy również zacząć od zwrotu Dzień dobry Pani, Dzień dobry Panu, jednak lepiej ich unikać, ponieważ nigdy nie wiadomo, o jakiej porze adresat odczyta naszą wiadomość.  

A co z popularną formułą „Witam”? Na ten z pozoru uniwersalny zwrot nie ma miejsca w oficjalnej korespondencji. Co więcej, dla wielu odbiorców takie powitanie jest wręcz niegrzeczne i źle świadczy o nadawcy e-maila.

Treść listu elektronicznego

Oficjalna korespondencja powinna być możliwie krótka i zwięzła. Treść e-maila powinna w przejrzysty sposób opisywać to, co chcemy przekazać naszemu odbiorcy. Należy unikać niespójnych i metaforycznych opisów, lepiej skupić się na konkretach, w przeciwnym razie adresat może uznać, że tylko tracimy jego czas. Jeśli jednak z jakiegoś powodu treść e-maila zajmie nam nieco więcej miejsca, należy zastosować podział na akapity, tak aby całość była przyjemna dla oczu. Jeśli wyliczamy w liście jakieś elementy, możemy zapisać je za pomocą punktów. Pamiętajmy również o poprawności językowej, w oficjalnej korespondencji nie ma miejsca na błędy. 

Co ważne, w formalnych e-mailach nie powinno się również używać skrótów, nawet tych najbardziej popularnych jak: np. czy tzn., lepiej zapisać pełną formę takich wyrażeń.